Le processus de certification
Le certificat QUALIOPI a une durée de validité de trois ans (4 ans si vous êtes certifié avant le 1er janvier 2021).
Le processus de suivi de la certification s’appuie sur un audit de suivi intermédiaire entre le 14ème et 22ème mois suivant la certification initiale (l'audit de suivi peut aller juqu'à 28 mois suivant l'audit initial dans le cas d'une certification avant le 1er janvier 2021)..
Nos contrats comprennent l'audit initial + l'audit de surveillance. L'audit de renouvellement ainsi que l'audit de surveillance suivant feront l'objet d'un nouveau contrat.
Au préalable
Pour obtenir la certification Qualiopi, quelques conditions préalables doivent être remplies.
- Etre une personne physique ou morale avec un numéro SIRET valide.
- Avoir réalisé au moins une session de formation
- Avoir un Numéro de Déclaration d'Actvité (NDA)
- Etre concerné par au moins l'une des 4 catégories de formation
Ces prérequis sont indispensables pour entamer le processus de certification.
Cas Particulier
Il existe des cas particuliers à prendre en compte lors de la démarche de certification Qualiopi.
- Les nouveaux entrants sur le marché de la formation
- Les organismes multisites
- Les organismes localisés à l'étranger
Se préparer à l'audit QUALIOPI
Pour bien démarrer votre préparation, assurez-vous de télécharger le référentiel et le guide de lecture depuis notre espace documentaire.
C'est un élément essentiel pour vous guider dans votre préparation.
LA VISITE D’ÉVALUATION
Il s’agit d’un audit à blanc. Un auditeur réalise alors un diagnostic complet afin de vous assurer d’être en bonne direction vis-à-vis du référentiel qualité et de l’audit de certification. Si vous avez des critères et indicateurs dont vous n’êtes pas sûr, vous pouvez l’indiquer à l’auditeur qui vérifiera ses points la en particulier.
A la fin de cet audit d’évaluation, un rapport d’audit vous sera transmis. Ce rapport vous précisera les axes de travail prioritaires et vous servira de base pour votre plan d’action.
L'auditeur qui aura réalisé l'audit d'évaluation ne pourra bien évidemment pas être missionné pour réaliser votre audit de certification pour un soucis d'impartialité.
La durée de l'audit d'évaluation sera inférieure à la durée de l'audit initial.
Les durées d'audit
Les durées d'audit sont fixées dans l'article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit (voir tableau) et selon l'arrêté du 31 mai 2023
Les durées sont calculées en fonction des éléments suivants :
- Votre chiffre d’affaires annuel sur la partie formation (BPF)
- Les catégories d’actions (action de formation, VAE, bilan de compétences, action de formation par apprentissage)
- Le fait que vous soyez ou non certifié sur une démarche de certification* / labellisation reconnue CNEFOP (audit initial aménagé)
* DATADOCK n'est pas une certification
Cependant, depuis l'arrêté du 31 mai 2023, la durée des audits de surveillance peut être majoré de 0.5 jour par rapport au tableau ci-après. En effet, tous les organismes de formation ayant été audités en tant que nouvel entrant seront majoré de 0.5 jour pour l'audit de surveillance.
En quoi consiste un audit ?
Un audit est souvent source d’inquiétude pour l'organisme évalué dû aux enjeux important que cela représente.
L'auditeur n'est pas un juge, il n'est pas là pour chercher les non-conformités mais bien pour démontrer votre respect des exigences aux indicateurs. L'auditeur a un devoir d'impartialité et de transparence. Dès qu'il verra un écart il vous le signalera et le notifiera dans son rapport d'audit.
5 jours ouvrés après l'audit, l'auditeur vous transmettra son rapport d'audit avec les non-conformités décelées. Vous aurez alors 2 semaines pour renvoyer les fiches d'écart (une fiche par non-conformité). Dans ces fiches d'écart il faudra proposer des actions correctives afin de lever l'écart.
Aucune certification ne sera délivrée en cas de non-conformité majeure non levée.
Un audit se déroule de la manière suivante :
- Recevabilité de la demande (étude de la faisabilité)
- contractualisation
- organisation (fixation de la date d'audit et missionnement de l'auditeur)
- Envoi du plan d'audit à l'organisme (15 jours avant l'audit, l'auditeur vous envoi un plan d'audit avec les indicateurs qui seront audités)
- Audit (réunion d'ouverture, audit, réunion de cloture)
- envoi du rapport d'audit à l'organisme (sous 5 jours ouvrés)
- comité de décision (après réception des fiches d'écarts)
- envoi du certificat, du rapport d'audit final, du logo, des règlements d'usage de la marque QUALIOPI...
Traitement des non-conformités
Définition :
Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure.
Une certification peut être non délivrée, suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.
Non-conformité mineure
Vous avez 6 mois pour mettre en œuvre les actions correctives. La vérification sera effectuée par l'auditeur à l'audit suivant (audit de surveillance en principe).
Conséquence sur la certification :
Jusqu'à 4 non conformités mineures, il est possible de vous délivrer la certification Qualiopi. A partir de 5 non-conformités majeures, cela sera requalifié en NC majeure.
Non-conformité majeure
Vous avez 3 mois pour mettre en œuvre les actions correctives ET apporter les preuves à l'auditeur.
Conséquence sur la certification :
ATALIA Certification ne délivrera pas de certificat tant que toutes les non-conformités majeures ne seront pas levées (c'est-à-dire après vérification de la mise en œuvre des actions correctives dans les trois mois sur preuves documentaires ou un audit complémentaire)
Audit de surveillance
Un audit de surveillance dure significativement moins longtemps que l’audit initial. A ce titre, l’auditeur ne pourra pas couvrir l’ensemble des indicateurs du référentiel. Cependant, depuis l'arrêté du 31 mai 2023, la durée des audits de surveillance peut être majoré de 0.5 jour. En effet, tous les organismes de formation ayant été audités en tant que nouvel entrant seront majoré de 0.5 jour pour l'audit de surveillance.
L’auditeur va porter une attention particulière aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.) et aux non-conformités identifiées lors du précédent audit. Il vérifiera également l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
Durant les audits de surveillance il est important que toutes les mises en œuvre puissent être vérifiées.
Attention : Toutes les non-conformités mineures détectées lors de l’audit initial qui ne seront pas soldées lors de l’audit de surveillance seront automatiquement classées en non-conformités majeure.
Pour les organismes n'ayant pas été audité en tant que nouveaux entrant à l'audit initial, l’audit de surveillance s’attachera à vérifier les indicateurs suivants :
- Indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités
- Indicateurs suivants : 1, 3 (si applicable - RNCP), 4, 5, 6, 7 (si applicable - RNCP), 10, 11, 14 (si applicable - CFA), 15 (si applicable - CFA), 16 (si applicable - RNCP),17, 19, 20 (si applicable - CFA) , 21, 22, 26, 27, 29 (si applicable - CFA), 31 et 32
Audit de renouvellement
Quand faut-il procéder au renouvellement de mon certificat ?
Il est recommandé de prendre contact avec votre organisme de certification entre 3 à 5 mois avant la date de fin de votre cycle.
N'attendez pas le dernier moment pour planifier votre renouvellement et assurer la continuité de votre certification. Veillez à être en conformité avec nos exigences afin de maintenir votre statut de certifé sans interruption.
Mais attention, si vous avez à une période non couverte par le certificat, il vous sera donc interdit d'afficher et d'utiliser lors de cette période les logos ainsi que le certificat.
DEVIS QUALIOPI
Vous désirez obtenir un devis QUALIOPI ?
Pour cela rien de plus simple, il suffit de remplir le fichier que vous trouverez ci-dessous et nous le transmettre rempli par mail (accompagné des pièces justificatives demandées).
Dès réception de ces éléments, nous vous transmettrons un devis par retour de mail sous quelques jours.
Info : ATALIA Certification ne bénéficie d'aucun appui financier d'origine externe.
Vos questions
Dans cette FAQ, vous trouverez les questions les plus fréquemment posées.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n'hésitez pas à nous contacter !
